Der Trend geht zur Freelancerin, könnten wir in Anlehnung an Modemagazine schreiben. Flexibel und frisch kommen sie daher, die ungebundenen Freigeister, und bringen Farbe in den grauen Konzern-Alltag. Auch ganz ohne Übertreibung und Chi Chi ist eines klar: Immer mehr Unternehmen setzen auf die Dienste von Menschen, die nicht bei ihnen angestellt sind. In einer Studie der Harvard Business School (HBS) zusammen mit der Unternehmensberatung BCG, in der 700 Manager*innen aus US-Unternehmen befragt wurden, gab die Hälfte an, dass ihre Kernbelegschaft in den kommenden Jahren deutlich schrumpfen wird. Gleichzeitig wollen die Befragten zukünftig mehr Talente „mieten“, „leihen“ oder „teilen“. Ein ähnlicher Trend zeichnet sich auch in Deutschland ab. So kam eine Studie des Weltwirtschaftsforums ebenfalls zu dem Ergebnis, dass etwa die Hälfte der Unternehmen zukünftig stärker auf Freelancer setzen möchte, um neue Impulse und neues Wissen ins Unternehmen zu holen. Work on demand kommt – und das längst nicht nur bezogen auf temporäre Mitarbeitende von außerhalb.

Interne Gigs gewinnen an Bedeutung

Nun ist Deutschland nicht gerade dafür bekannt, besonders gut auf Freiberufler*innen eingestellt zu sein. Ein zeitgemäßer rechtlicher und steuerlicher Rahmen, der beiden Seiten – Unternehmen und Auftragnehmenden – die nötige Flexibilität und Rechtssicherheit (in Kombination) gibt, lässt noch immer auf sich warten. Eine Gig Economy auf hohem Niveau, wie sie in anderen Ländern längst etabliert ist, wird sich hierzulande vermutlich erst langsam entwickeln. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, ihre Talente intern aufzuspüren, zu nutzen und zu fördern. Work on demand – das muss zukünftig auch innerhalb von Organisationen möglich sein, wenn diese angesichts immer neuer Herausforderungen kreativ und handlungsschnell bleiben wollen.

Weniger Verwaltung, mehr Lebendigkeit

Eine hohe Beweglichkeit ist dabei nicht nur Maßstab für die Menschen in der Organisation und ihre Skills, sondern auch für die Systeme, die Unternehmen für ihr HR- und Talent Management nutzen. Die Zeit der bloßen Verwaltung ist vorbei. Gefragt sind Systeme, die sich mit der Organisation und ihren Mitarbeitenden mitentwickeln, die Skills, Lernbedarfe, Skill Gaps, zu besetzende Stellen und Rollen, Lernmöglichkeiten, Jobs, Arbeitsmodelle uvm. in Echtzeit abbilden. Und bitte nicht jeden Bereich in einem anderen System. Einer US-Studie zufolge hat ein durchschnittliches großes Unternehmen 120 verschiedene Tools für die Personalarbeit. Vermutlich (und verständlicherweise) liegt ein Großteil davon die meiste Zeit brach – und mit ihm die dort gespeicherten Informationen zu Mitarbeitenden und ihren Fähigkeiten und Erfahrungen. Um Organisationen in Bewegung zu versetzen, sind neue, smarte Systeme gefragt, die als Schnittstelle zu den wertvollen Daten über Lernen, Leben und Arbeiten der Menschen in der Organisation fungieren, und so den größten Schatz heben, den Unternehmen haben: ihren eigenen Talentpool.

Der Mensch im Fokus

Die Pioniere der digitalen Transformation haben ihre Systeme längst umgestellt – von der reinen HR-Tech hin zu einer integrierten Work Tech, in der die Menschen mit ihren Fähigkeiten, Wünschen, Herausforderungen, Ambitionen, Talenten, kurz: mit allem, was sie in die Organisation einbringen, sichtbar und greifbar werden. Die HR-Funktionen laufen in solchen Systemen automatisch mit, im Fokus aber stehen die Menschen und das, was sie für das Unternehmen leisten können und wollen. Ein solches System ist nie fertig, sondern wächst organisch mit dem Unternehmen. Kommen neue Bedarfe auf Seiten der Mitarbeitenden oder der Management-Ebene hinzu, können entsprechende technologische Features wie bei einem Baukastensystem an das System angedockt werden, ob externe Tools oder solche, die aus dem System heraus weiterentwickelt werden. Eine gute User Experience ist dabei essentiell. Denn: Nur wenn Systeme sich einfach bespielen und auslesen lassen, und zwar von Mitarbeitenden wie Management gleichermaßen, werden sie genutzt und gepflegt und fortlaufend mit neuen Informationen gespeist.

Smarte Software an den entscheidenden Schnittstellen

Flexibilität und ein starker Fokus auf dem, was Nutzer*innen wollen und brauchen, war von Beginn an Teil der Tandemploy-DNA. Beide Faktoren sind im Wesentlichen der Grund, warum es uns gibt, gepaart mit dem Wunsch zusammenzubringen, was unserer Meinung nach zusammengehört: Unternehmen und die wahren Skills ihrer MItarbeitenden, digitale Technologie und zeitgemäße Arbeitsweisen, Arbeit und ein gutes Leben. Mit diesem Mindset und mit maximaler Offenheit dafür, was Unternehmen und ihre Mitarbeitenden wirklich brauchen, entwickeln wir die Tandemploy Work Tech permanent weiter. Wir matchen nicht nur Menschen mit Angeboten innerhalb von Organisationen, sondern auch Menschen mit Menschen. Und wir sind die so wichtige Schnittstelle zwischen dem, was Mitarbeitende können und wollen und dem, was mitunter an Angeboten und Möglichkeiten in den bereits in der Organisation verankerten HR-Systemen vorhanden ist, ob Stellenausschreibungen, Learning Opportunities oder kurzfristige Einsatzmöglichkeiten. Ganz aktuell haben wir zwei neue Features, die wir auf Basis des Feedbacks unserer Kund*innen in die Software integriert habe:

1. Learning Opportunities: Ausgehend von den Lernbedarfen, die Mitarbeitende eingeben, werden ihnen sowohl passende Kolleg*innen angezeigt, die ihre Fähigkeiten und ihr Wissen teilen wollen, aber auch Lernmöglichkeiten innerhalb unserer Module (Kurzeinsätze, Projekte usw.), bei denen man “on the job” lernt, sowie Lernangebote aus anderen gängigen LMS und LXP-Systemen, wie Success Factors, LinkedIn Learning u.a.

2. Talent Pooling: Diese Funktion ermöglicht es Projektverantwortlichen und dem Management, Mitarbeitende mit passenden Qualifikationen für eine Aufgabe oder eine Stelle in einem „Talent Pool“ zusammenzufassen und diesen mit anderen zu teilen. Aufgrund des vorurteilsfreien Matchings, das rein auf den von den Mitarbeitenden selbst angegebenen Skills basiert, und nicht auf bisherigen Projekterfahrungen oder „Vitamin B“, hat jede*r die Chance, für ein Projekt oder eine Stelle in Betracht gezogen zu werden und “im Pool zu landen”.

Consumerization of Talent Management: Unwiderstehlich muss es sein

Talent Management nach dem Netflix-Prinzip, das heißt vor allem: Kenne deine Nutzer*innen und mache es für sie unwiderstehlich, dein System zu bespielen. Und genau das tun wir – mit einer besonderen User Experience. Diese sorgt dafür, dass Nutzer*innen ihre Profile mit Freude pflegen und immer neue Skills hinzufügen. Aufgrund der durch KI gesteuerten Vorschläge sind diese oft viel umfangreicher, als es den Mitarbeitenden selbst vorher bewusst war. So legen sie die Basis, um nicht nur tolle Kolleg*innen aus anderen Bereichen kennenzulernen, sondern auch gleich noch einen Überblick über passende zu besetzende Stellen zu bekommen. Diese speist die Software ganz nebenbei, aber für die Nutzer*innen prominent sichtbar auf ihrem Dashboard ein. Umgekehrt können Projektverantwortliche, Recruiter*innen und Active Sourcing-Verantwortliche aus dem System heraus Stellen auf verknüpften externen Jobportalen posten, wenn sich intern keine Mitarbeitenden mit einem passenden Skillset finden lassen.

 

Mit Hilfe der Software werden organisationale Prozesse so heruntergebrochen, dass jede*r sie mitgestalten kann. Um das zu schaffen, braucht es neben einem ausgeprägten Prozessverständnis und einer gewissen Technologie-Liebe vor allem eine Haltung, die den Menschen in den Blick nimmt. Wie wir komplexe Organisationsbedarfe und Erkenntnisse über menschliche Verhaltensweisen und Bedürfnisse in eine Benutzeroberfläche übersetzen, an der alle Beteiligten Spaß haben, und die sie in der Folge immer wieder „reinzieht“, das erklärt unsere UX Designerin Karolin im Interview.

Liebe Karo, Tandemploy entwickelt Software, die den Menschen in Unternehmen bestmöglich dienen soll. Ganz konkret geht es darum, Mitarbeitende bottom-up ausgehend von ihren Skills und Talenten zu vernetzen. Wie geht ihr aus Design- und UX-Sicht an so ein großes Thema heran?

Deine Frage enthält schon die zwei wesentlichen Punkte: Damit der Bottom-Up-Ansatz seine ganze Kraft entfaltet, brauchen wir eine perfekte User Experience und ein Design, das Spaß macht, sodass auch Mitarbeitende, die nicht so technikaffin sind, die Software gern und oft benutzen. Es ist die Mischung aus Design, UX und unseren konkreten wie lebensnahen Use Cases, die die Tandemploy Software besonders macht. Skills spielen dabei die zentrale Rolle, vor allem natürlich beim Matching und für die Darstellung individueller Angebote, wie Learning Opportunities oder Jobs, aber auch um Mitarbeiter*innen Sichtbarkeit ihrer Kompetenzen und Talente zu ermöglichen, die in der offline Arbeitswelt oft hinter starren Strukturen versteckt bleiben.

Um Kompetenzen sichtbar zu machen und aussagekräftige Profile der Mitarbeiter*innen zu fördern, analysieren und optimieren wir kontinuierlich die User Experience mit Hilfe von AI, die ganz individuell ergänzende Skills vorschlägt, um die Pflege der Profile zu vereinfachen und ihre Wirkung zu stärken.

 

Für konsistentes User Interface Design haben wir einen Styleguide mit grafischen Komponenten und Spezifikationen und im Frontend eine UI Library entwickelt um ein durchgängig ansprechendes visuelles Nutzererlebnis zu schaffen.

Generell kommen neue Features entweder aus unserer Product Vision oder konkreten Kundenanforderungen auf uns zu. Zuerst geht es darum, den Bedarf und die Erwartung der Nutzer*innen wirklich zu verstehen und ein Ziel zu definieren. Daraufhin erstellen wir nutzerzentrierte User Journeys für verschiedene User-Rollen und visualisieren diese vom Grobkonzept bis zum High Fidelity Prototypen, wobei wir so oft iterieren bis eine Lösung für alle Rollen gefunden wurde.

Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeitende den Talent Marktplatz sehr regelmäßig nutzen, ihre Profile mit der Zeit immer weiter mit Informationen anreichern und sich so gezielt um ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung kümmern. Wie schafft das Tool das? Worauf habt ihr beim Design besonderen Wert gelegt?

User*innen werden regelmäßig per E-Mail über neue Matches, Opportunities und neue Nachrichten informiert und direkt zum richtigen Ort auf der Plattform geführt. Bei der Gestaltung haben wir auf freundliches Design mit abwechslungsreichen Illustrationen gesetzt, die zum jeweiligen Thema der E-Mail passen.

Durch die unterschiedlichen themenspezifischen Module gibt es viele Gründe für die Nutzer*innen sich einzuloggen. Mal suchen sie vielleicht eine*n Expert*in, mal schreiben sie ein Projekt aus. Wir achten auf kurze Klickwege und attraktives modernes Design mit ausreichend Weißraum, Bildern oder Illustrationen und eine lockere Content-Struktur. Minimalistisches Design mit Akzenten würde ich es nennen.

Auf der Plattform gibt es viele Interaktionsmöglichkeiten, wie zum Beispiel unseren Coffee Button, der zur unkomplizierten Kontaktaufnahme einlädt und individuelle Angebote auf dem Dashboard, da lohnt es sich immer mal wieder zu schauen, was es Neues gibt.

Ihr bedient mit der Software ja ganz unterschiedliche Zielgruppen: Zum einen Mitarbeitende in verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlich ausgeprägter digitaler Kompetenz und Erfahrung, aber auch die Management-Ebene, die ebenfalls sehr heterogen in Bezug auf digitale Kompetenzen sein kann. Welche Anforderungen stellt das an euch bei der Entwicklung einer Benutzer*innenöberfläche, die für alle gleichermaßen gut bedienbar sein sollte? Oder anders gefragt: Wie fördert eine gute UX die Demokratisierung in Unternehmen?

Trotz verschiedener User Journeys und Rollen soll die Software einfach für jede Nutzer*in bedienbar sein und schnell zum Ergebnis führen. Sie besitzt alles, was man für eine gute Nutzer*innenführung braucht, wie z.B. eine gut strukturierte Navigation, eine klare visuelle Hierarchie, eindeutige Button-Typen (Call-to-Action Buttons), unmissverständliche Texte, ein funktionierendes Feedbacksystem (Bestätigungen, Warnungen, Fehlermeldungen) und zusätzlich gibt es einblendbare Hilfetexte für ungeübtere Nutzer*innen. Das Design ist zudem so fokussiert angelegt, dass die Software auf verschiedenen Geräten ohne Qualitätsverlust nutzbar ist, ob am stationären Rechner oder mobil.

Natürlich ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter*innen die Software sicher und mit Freude nutzen können. Der größere Schritt zur Demokratisierung in Unternehmen sind aber unsere Module und Features, die den Mitarbeiter*innen Chancen zur Mitgestaltung eröffnen, da schließt sich der Kreis zum Thema wertvolle Skills und Talente.

Welches Feature in der Software ist dein persönlicher Favorit und warum?

Ich mag immer das neueste Feature in der Konzeptionsphase. ;)