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Probieren geht über lamentieren: Wie Pilotprojekte Unternehmen den entscheidenden Schub geben können

#einfachmachen, sagen wir immer. Ausprobieren, schauen, was gut läuft, aus Fehlern lernen, und dann Dinge, die gut laufen, konsequent ausdehnen. Wenn man so will, ist agiles Arbeiten, wie wir es praktizieren, eine Aneinanderreihung von vielen kleinen Pilotprojekten, die sich ganz natürlich in den Arbeitsalltag einfügen. Um Veränderungen in großen Unternehmen umzusetzen, die die Arbeit von hunderten, tausenden oder hunderttausenden Mitarbeitenden grundlegend verändern, sind Pilotprojekte ebenfalls ein sinnvolles wie wirkungsvolles Instrument. Sie erlauben, in überschaubarem Rahmen und mit geringem Risiko neue Tools und Prozesse zu testen und so herauszufinden, ob es sich lohnt, diese flächendeckend einzuführen. 

So handhaben wir es auch mit unserer SaaS: Konzerne, die ihre eigene Transformation mit Hilfe unseres digitalen Talent Marktplatzes vorantreiben wollen, können die Software im Zuge eines Pilotprojektes testen und so wichtige Erkenntnisse zu Aufwand, Kosten, Nutzen, Akzeptanz durch Mitarbeitende und positiven wie ggf. unerwarteten Auswirkungen auf die Zusammenarbeit gewinnen. Doch wie fängt man ein Pilotprojekt an? Wie findet man die richtige Testgruppe? Und wie stellt die Projektleitung sicher, dass der Pilot auch wirklich den erhofften Erkenntnisgewinn bringt? – Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, mit der das Projektmanagement von Beginn an möglichst viele Learnings aus dem Piloten ziehen und so den Grundstein für eine erfolgreiche unternehmensweite Einführung legen kann.

1. Zielsetzung festlegen

Zunächst solltet ihr euch Klarheit verschaffen, welche Veränderungen im Unternehmen ihr euch mit Hilfe der Software erhofft. WOZU setzt ihr das Tool ein? Welche Verhaltensweisen wollt ihr fördern? Welche Strukturen aufbrechen? Welche neuen Routinen etablieren? Die Ziele können sowohl quantitativ sein (Nutzer*innenzahlen) als auch qualitativ (Erfahrungsberichte), in jedem Fall sollten sie messbar sein.

2. Testgruppe festlegen

Je nach Unternehmensgröße und Tool kann eine Pilotgruppe zehn, hundert oder tausend Mitarbeitende umfassen. Unser Talent Marktplatz entfaltet seine Wirkung erst ab ein paar Hundert Mitarbeitenden spürbar. Bei der Auswahl der Testgruppe lohnt es sich zu fragen, in welcher Abteilung oder in welchem Team die Vorteile sehr schnell zum Tragen kommen könnten, auch, weil eine große Bereitschaft und Offenheit für Veränderung da ist. Aufgrund der vergleichsweise kurzen Pilotzeit von wenigen Monaten sollte sichergestellt sein, dass die Pilotgruppe die nötigen Voraussetzungen mitbringt, sowohl was die technische Ausstattung angeht, als auch was die Offenheit für Neuerungen betrifft. Aus Perspektive der Endnutzer*innen ist die Bedienung der Tandemploy-SaaS dann sehr niedrigschwellig. Alles, was Mitarbeitende brauchen, um sie zu nutzen, ist ein Internetzugang und eine Firmen-E-Mailadresse, um ihr Matching-Profil zu erstellen.

3. Pilotzeitraum realistisch ansetzen

Nicht zu kurz und nicht zu lang – so lautet das Motto bei Pilotprojekten. Nicht zu kurz, weil Mitarbeitende ausreichend Zeit haben sollten, das Tool kennenzulernen, auszuprobieren, neue Erfahrungen mit Hilfe der Software zu sammeln und es als selbstverständlichen Teil in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Nicht zu lang, um nach erfolgreichem Test möglichst schnell den vollen Funktionsumfang nutzen zu können und durch Einbezug neuer Abteilungen und Kolleg*innen neue Erfahrungswelten für alle zu eröffnen. So entfaltet das Tool seine ganze Wirkung, die Dynamik im Unternehmen steigt und bleibt konstant auf einem hohen Niveau. Pilotprojekte mit der Tandemploy-SaaS starten je nach Größe des Unternehmens bei drei Monaten und sollten nicht länger als zwölf Monate dauern.

Lest hier auch das Best-Practice von der Lufthansa, die mitten in der Krise ihren Talent Marktplatz launchte. 

4. Pilotprojekt kommunikativ begleiten

In der Anfangsphase eines Piloten ist die Euphorie erfahrungsgemäß groß und das  Projektteam auf allen internen und externen Kommunikationskanälen omnipräsent. Für den Erfolg des Pilotprojektes ist es wichtig, diese Energie über den gesamten Testzeitraum hochzuhalten und in engem Austausch mit der Versuchsgruppe zu bleiben. Wir haben gute Erfahrungen mit einem Drei-Säulen-Ansatz in der Kommunikation gemacht:  

  1. Top-down Impulse setzen: Die erfolgreiche Nutzung unseres digitalen Talent Marktplatzes steht und fällt mit der Haltung von Mitarbeitenden. Diese wiederum wird maßgeblich von der Haltung der Führungskräfte geprägt. Nur wenn das Signal “von oben” klar ist, dass das Tool gewollt ist, werden Mitarbeitende es proaktiv nutzen. Führungskräfte sollten daher unbedingt in die Kommunikation vor dem Launch und während der Projektlaufzeit einbezogen werden und immer wieder motivieren, das Tool auszuprobieren. 
  2. Bottom-up Feedback ermöglichen: Feedback und Learnings aus dem Piloten sollten nicht erst nach Ende des Pilotprojektes gesammelt werden, sondern kontinuierlich und bestenfalls so, dass Mitarbeitende eigeninitiativ und transparent kommunizieren können. Empfehlenswert sind auch hier digitale Kanäle, auf denen die Testgruppe niedrigschwellig ihre Fragen, ihre Kritik aber auch Ideen zur Verbesserung äußern kann. Auf diese Weise haben Projektteam und Anbieter die Möglichkeit, bereits während der Pilotphase mögliche Probleme auszuräumen und das Nutzer*innenerlebnis zu verbessern, sodass nach Ende der Pilotphase ein optimales Produkt steht, das unternehmensweit ausgerollt werden kann. Das Customer Success Team von Tandemploy begleitet die Projektleitung hier über die gesamte Pilot-Laufzeit. 
  3. Kontinuierliche Evaluation: Neben dem unmittelbaren Feedback der Versuchspersonen und der agilen Weiterentwicklung des Produktes in der Testphase ist es wichtig, das übergeordnete Ziel des Piloten im Blick zu behalten und regelmäßig zu evaluieren: Wo stehen wir gerade? Sind wir auf einem guten Weg, um unser Ziel zu erreichen? Was hindert uns gegebenenfalls daran? Wo sind Stellschrauben auf organisationaler Ebene, die sich nicht aus dem direkten Feedback der Pilotgruppe ergeben? Hier kann es auch sinnvoll sein, ins persönliche Gespräch mit Mitarbeitenden zu gehen oder anonymisiert – zum Beispiel über Mitarbeiterbefragungen – ein Stimmungsbild einzuholen. Denn nicht immer teilen Mitarbeitende alles, was sie bewegt oder ausbremst, auf offenen Kanälen. Auch diese Erkenntnisse sollten nicht nur dokumentiert werden, sondern ebenfalls in die Weiterentwicklung des Tools einfließen. 

5. Pilotprojekte miteinander verknüpfen

Laut einer Accenture-Studie starten zwar viele Unternehmen Pilotprojekte zur Digitalisierung, verknüpfen diese jedoch nicht zu einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie. So verbleiben erste innovative Ansätze bestimmten Unternehmensbereichen vorbehalten oder verpuffen. Diese Gefahr besteht nach einem Pilotprojekt mit der Tandemploy-SaaS kaum. Denn diese ist so konzipiert, dass sie quasi automatisch Transformationsprozesse bottom-up und abteilungsübergreifend anstößt. Heißt, nach der Pilotphase entfaltet sie ihre transformierende Kraft von ganz allein, indem sie von möglichst vielen Mitarbeitenden eigeninitiativ und abteilungsübergreifend genutzt wird. Die Mitarbeitenden selbst werden damit zu entscheidenden Botschafter*innen bei der Implementierung. Wer in der Testgruppe tolle neue Erfahrungen gesammelt hat, ob im Austausch mit Kolleg*innen, durch das Austesten neuer, flexibler Arbeitsmodelle oder durch Mitwirkung in einem durch Matching zustande gekommenen Projekt, kann und wird mit Sicherheit darauf hinwirken, dass andere Kolleg*innen nachziehen.  

Habt ihr Lust bekommen, selbst ein Projekt mit unserem digitalen Talent Marktplatz zu starten? Dann geht es hier zu unserer Webdemo.    

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