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New Work goes Verwaltung: Wie sich Kommunen, Krankenkassen und Banken wandeln

​​​Stell dir ein Land vor, in dem Menschen gern zum Amt gehen. Oder: in die Bank. Schwer vorstellbar? – Kann gut sein, wenn man gerade zum wiederholten Male über einem zehnseitigen Formular mit zu kleinen Feldern und allerlei kryptischen Formulierungen brütet. Doch es geht auch ganz anders. Auch in der Verwaltung und in Unternehmen an der Schnittstelle von öffentlich und privatwirtschaftlich halten neue Arbeitsformen Einzug, die sich an dem orientieren, was die Menschen wirklich wollen – Kund*innen wie Mitarbeitende.

Der Rostocker Weg: Verwaltung mit einem Lächeln

Stell dir ein Amt vor, das du mit einem Lächeln betrittst und mit einem noch größeren Lächeln wieder verlässt. Das ist die Vision eines der mittlerweile bekanntesten Innovatoren auf Verwaltungsebene: des Rostocker Oberbürgermeisters Claus Ruhe Madsen. Sein Ansatz „Smile City“ stellt ganz im Sinne von New Work die Menschen der Stadt in den Mittelpunkt allen behördlichen Handelns. Dafür setzt er auf Offenheit, Kollaboration und das Auflösen von Silos sowie eine Kultur der Vernetzung nach innen und nach außen. So schafft er verständliche Verwaltungsstrukturen, bei denen die Bürger*innen der Stadt genau wissen, an wen sie sich mit ihrem Anliegen wenden können. Beispiel Bauen: Statt verschiedener Ämter (Bauamt, Katasteramt, Umweltamt,…) mit zum Teil gegensätzlichen Interessen soll es zukünftig nur noch eine Anlaufstelle geben: das Amt fürs Bauen. Statt Jugendamt, Standesamt, Elterngeldstelle usw. ist ein einziges Amt für Familie geplant mit dem Ziel, das Leben von Familien in der Stadt so lebenswert wie möglich zu gestalten. Die Mitarbeitenden der verschiedenen Fachbereiche sollen vernetzt und MITeinander arbeiten, statt hinter verschlossenen Türen. Und: jede*r Mitarbeitende übernimmt Verantwortung für das gesamte „Produkt“, nicht nur für ein Formular im Prozess. Um die Selbstwirksamkeit für die Mitarbeitenden in der Verwaltung erlebbar zu machen, setzt Claus Ruhe Madsen auf die „Good Day Policy“. Mitarbeitende sollen sich also fragen: Wann war ein Arbeitstag ein guter, produktiver, erfolgreicher Tag? – Etwa wenn sie einer Familie geholfen haben, gut ins Leben mit einem Neugeborenen zu starten. Diese Frage soll zur Leitlinie des Handelns aller Mitarbeitenden in der Verwaltung werden.

Open Data in Helsinki: Nördlicher geht immer – 1A vernetzt auch

Ein weiterer Leuchtturm ist die Stadt Helsinki, die auf Open Data setzt und so maximal vernetzt mit den Bürger*innen, Gründer*innen und Unternehmen der Stadt agiert. So werden zum Beispiel konsequent Verkehrsdaten erhoben und transparent gemacht, was es der Stadt ermöglicht, auf Engpässe im Personennahverkehr binnen kurzer Zeit zu reagieren. Die Einwohner können Straßenschäden oder kaputte Schaukeln auf Spielplätzen per Smartphone an die Verwaltung schicken, die sich dieser Probleme binnen Tagen unbürokratisch annimmt. Alle gesammelten Daten sowie Informationen zu Bauvorhaben in der Stadt sind für die Bürger*innen einsehbar. Start-ups, die Ideen einbringen wollen, um die Stadt noch lebenswerter zu machen, sind eingeladen, die Daten zu nutzen und neue smarte Tools zu entwickeln.

Krankenkassen: Verwaltung unter Wettbewerbsbedingungen

Neue Wege zu gehen, steht auch bei den Krankenversicherungen immer sichtbarer auf der Agenda. Sie agieren an der Schnittstelle von öffentlich und privatwirtschaftlich, erfüllen also eine wichtige gesellschaftliche Aufgabe und sind trotzdem marktwirtschaftlichen Prozessen unterworfen, die den Innovationsdruck erhöhen. Sie müssen offen für Verbesserungen sein, um einen guten Service für ihre Mitglieder zu bieten und kontinuierlich neue Mitglieder zu gewinnen. Der Wettbewerb der Kassen untereinander bringt so auch Bewegung in ihre oft riesigen Verwaltungsstrukturen. Allerdings in ganz unterschiedlichem Tempo. Während einige Kassen pandemiebedingt gerade einmal zaghafte Homeoffice-Versuche wagen, sind andere schon viel weiter. Eine der Vorreiterinnen in puncto digitale Unternehmenskultur ist die pronova BKK. Seit Dezember 2020 nutzt die Krankenkasse die Tandemploy-SaaS, um die interne Vernetzung von Mitarbeitenden zu fördern und neue Arbeitsweisen zu etablieren. Mitarbeitende können sich mit Hilfe der Software bereichsübergreifend für Lunch Dates und einen Expert*innenaustausch zusammenfinden, eigene Projekte aufsetzen oder sich auf Projekte von Kolleg*innen bewerben.

HASPA: Gute Employee Experience – gute Customer Experience

Ähnliche Wege geht die Hamburger Sparkasse (HASPA). Sie gilt als eine der Pionierinnen einer Branche, die als sehr konservativ gilt. Mit einer genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmten Version des Tandemploy Talent Marktplatzes können sich die Mitarbeitenden der HASPA für Jobsharing, einen Generation Exchange, einen Expert*innenaustausch oder virtuelle und real-life Lunch Dates zusammenfinden. Die interne Transformation hat in den vergangenen Jahren dazu geführt, dass sich die Bank auch gegenüber ihren Kund*innen ganz neu aufstellen konnte – zeitgemäßer, innovativer und immer mit der bestmöglichen Customer Experience im Blick. Eine gute Employee Experience macht es möglich! Denn in vernetzten Organisationen begegnen sich Mitarbeitende auf Augenhöhe, haben Spaß daran, neue Ideen zu entwickeln, und den nötigen Freiraum, diese einfach mal zu testen. Genau diese Experimentierfreude ist gefragt, um Branchen mit eher konservativem Anstrich in die Zukunft zu führen. Gerade das Bankenwesen zeigt an vielen Stellen, wie es gehen kann, ob mit Innovation Hubs, der gezielten Zusammenarbeit mit Start-ups oder einfach einer gelebten Kultur des Zuhörens und des Austauschs untereinander.

Im Arbeitskontext gibt es vermutlich kaum etwas, was glücklicher macht, als die eigene Selbstwirksamkeit zu spüren, eingebunden in ein Team, das auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Unterstützt durch smarte Technologie, die so designt ist, dass sie den Menschen nützt, können wir überall „Smile Cities“ und „Smile Companies“ bauen. #tandemployvibes

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