<<  Zurück

Es gibt keine zweite Chance für ein gutes Onboarding! – Mit diesen Tools holt ihr neue Kolleg*innen an Bord

Employee Experience – Touchpoint #1

In unserer Serie “Employee Experience” beleuchten wir alle kritischen Touchpoints der “Employee Journey”. Heute: Das Onboarding.  

2008, ein Flieger nach London. An Bord: eine angehende Praktikantin mit Herzklopfen bis zum Hals. Riesige Vorfreude, denn den Platz zu ergattern, war nicht leicht. Sie hat Lust, sich richtig reinzuhängen. The sky is the limit und so.

Als sie sich schließlich – durchgeschwitzt, aber glücklich – mit ihrem riesigen Rucksack durch die enge Glastür der Büroräume in der City of London presst, bereit für noch mehr Wärme, für ein bisschen Glitzer und Konfetti, passiert…Nichts. Statt eines herzlichen Empfangs, wie es der vorausgegangene E-Mail-Verkehr erwarten ließ, schafft es ihr Ansprechpartner nicht mal vom Stuhl hoch. He is kind of in the middle of something.

Sie steht da und weiß nicht, wohin mit sich. Einen Arbeitsplatz für sie gibt es nicht. Die RomCom in ihrem Kopf von der Praktikantin aus Berlin, die die Londoner PR-Welt auf den Kopf stellt, zeigt erste Anzeichen von Tragödie.

Wird es am Ende so schlimm?

Sie erinnert sich heute nur noch grau an das Praktikum, wohl aber an das Gefühl, die ganze Zeit mit angezogener Handbremse unterwegs gewesen zu sein. Und an diesen einen Moment, in dem sie das erste Mal im Londoner Office stand. Er beeinflusste alles, was in den kommenden Wochen (nicht) passierte.

(Spoiler: Der ganz große Wurf gelang ihr schließlich doch, wenn auch erst viele Jahre später. Heute schreibt sie Blogartikel für ein geiles Berliner Start-up, bei dem sie mit ganz viel Herz empfangen wurde. Doch dazu später mehr…siehe Video unten.)

There is no second chance for a first impression – was lange nur für Bewerber*innen galt, lässt sich heute auch auf Unternehmen anwenden.

Und mit einem guten ersten Eindruck („Konfettiii“) ist es längst nicht getan. Entscheidend ist auch, was auf das Konfetti folgt: ein gutes ganzheitliches Onboarding.

Eine Studie zur „Candidate Journey“ von meta HR und stellenanzeigen.de hat gezeigt, dass Mitarbeitende, die sich nach kurzer Zeit im Unternehmen bereits nach einer neuen Stelle umschauten, zu 89 Prozent ein schlechtes Onboarding hatten. Umgekehrt erhöht ein gut durchdachter und organisierter Onboarding-Prozess die Wahrscheinlichkeit, dringend benötigte Talente im Unternehmen zu halten und – noch besser – diese zu Botschafter*innen des Unternehmens zu machen, sodass weitere gute Leute nachziehen.

Ganzheitliches Onboarding: So geht’s

Das Onboarding lässt sich grob in zwei Phasen aufteilen:

  1. Einführungsphase
  2. Integrationsphase

Die Einführungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag („Konfettiiii“) und dauert – je nach Größe des Unternehmens und Komplexität des Aufgabengebiets – einige Tage oder auch Wochen. In dieser Zeit geht es ums „Ankommen“ und darum, sich mit Aufgaben, Tools und Kolleg*innen vertraut zu machen. Dieser Prozess ist kein Selbstläufer und sollte gut vorbereitet und in der Organisation verankert sein. Die Basics für ein gutes Onboarding:

  • Begrüßung: Konfettiiii oder mindestens ein herzlicher Empfang, der zeigt: Wir freuen uns, dass du da bist! Ein kleines Willkommenspaket mit Notizbuch, Stift, Visitenkarten oder Gadgets, die im Unternehmen genutzt werden, verbindet das Schöne mit dem Nützlichen.
  • Arbeitsplatz: Wird an festen Plätzen gearbeitet, sollte dieser erkennbar für den/die neue*n Kolleg*in vorbereitet sein. Sprich, auf dem Rechner sind alle nötigen Programme installiert, es gibt einen freien Spind, Schutzkleidung liegt bereit – oder was auch immer für die jeweilige Tätigkeit gebraucht wird.
  • Aufgaben: Nichts ist schlimmer, als sich nicht gebraucht zu fühlen. Auch wenn die ersten Tage vor allem der Orientierung dienen, sollte die neue Team-Formation sich zusammensetzen und die Aufgabenverteilung miteinander besprechen.

Tolle Methoden für ein gutes Onboarding in der Einführungsphase:

1) Onboarding Buddy

…kann jede*r aus dem Unternehmen werden und neue Kolleg*innen beim Ankommen unterstützen. Der Buddy erklärt die wichtigsten Abläufe, Prozesse und Tools oder organisiert Sessions mit den passenden Kolleg*innen und ist in der Anfangszeit für alle Fragen ansprechbar. Ein besonderer Fokus liegt auf dem kulturellen Onboarding, also der Frage, wie das Unternehmen tickt, wie die Kolleg*innen miteinander umgehen, was geht und was nicht. Diese zwischenmenschliche Form des Onboardings ist nicht nur toll für die neuen Mitarbeitenden. Auch Kolleg*innen, die schon lange dabei sind, haben so die Chance, die bestehenden Regeln bewusst zu reflektieren und ggf. in Frage zu stellen.

2) Unternehmenswiki

Gibt es eine Art Gebrauchsanleitung für Unternehmen?  – Gibt es. Und mit einem Wiki wächst und entwickelt sie sich mit der Organisation weiter. Mitarbeitende können bestehende Informationen bearbeiten und neue, nützliche Dinge hinzufügen. Kommt ein*e neue*r Kolleg*in dazu, hat er mit dem Wiki eine Art Manual, das er oder sie immer wieder zu Rate ziehen – und natürlich auch selbst ergänzen kann.

3) Lunch Date

Essen verbindet – das gilt auch unter Kolleg*innen. Ein gemeinsames Mittagessen ist eine wunderbare Gelegenheit, um sich auszutauschen. Spätestens zum Nachtisch dann auch über Themen abseits der Arbeit.


Der Rechner läuft, die Schutzkleidung sitzt, die Aufgaben sind klar, und ein bisschen Konfetti liegt auch noch hier und da rum – läuft. Oder?

Nope.

Wenn Unternehmen ein Interesse daran haben, dass neue Kolleg*innen nicht nur abarbeiten, sondern mitgestalten und neue Impulse setzen, dann geht das Onboarding jetzt erst so richtig los. Um sich einzubringen, müssen Mitarbeitende die Kultur eines Unternehmens ebenso verstehen wie die Prozesse außerhalb ihres eigenen Aufgabengebiets. Sie brauchen Klarheit über die Unternehmensstrategie und -ziele und Zugang zu Informationen, Weiterbildungsangeboten und Expert*innen. Auch regelmäßiges Feedback ist in dieser Phase entscheidend.

Tolle Methoden für ein gutes Onboarding in der Integrationsphase:

1) Jobshadowing

Neue Mitarbeitende begleiten Kolleg*innen aus anderen Abteilungen für einen Tag als „Schatten“, schauen ihnen bei der Arbeit über die Schulter und bekommen so wertvolle Einblicke in die jeweiligen Aufgaben und Prozesse, aber auch die Teamdynamik.

2) 360-Grad-Feedback

Bei dieser Form des Feedbacks bewerten sich die neuen Kolleg*innen zunächst selbst. Anschließend bekommen sie Feedback von allen Kolleg*innen, die etwas zur Zusammenarbeit und Leistung sagen möchten. Das Feedback kann dabei anonymisiert an die Führungskraft übermittelt werden, die das Feedbackgespräch führt. Eine positive und wertschätzende Grundhaltung ist entscheidend, damit Feedbackgebende und Feedbacknehmende gleichermaßen profitieren.

3) Generation Exchange

Manche Aufgaben erfordern, dass neue Kolleg*innen eine Führungsrolle übernehmen, auch wenn sie noch nicht lange dabei sind. Auch Konfliktsituationen sind für Menschen, die mit den Gegebenheiten im Unternehmen nicht 100%ig vertraut sind, eine besondere Herausforderung. Die gezielte Vernetzung mit erfahrenen Kolleg*innen kann hier extrem hilfreich sein. Nicht selten ergibt sich aus einem Erfahrungsaustausch beim Lunch eine längerfristige Verbindung, etwa in Form eines Mentoring-Duos, bei dem sich Neuling und Oldie regelmäßig unterstützen. Und zwar in beide Richtungen.


Uff, das alles sollen HR-Führungskräfte nun also auch noch organisieren? Nein, müssen sie nicht! Das übernehmen smarte Tools, die von den Mitarbeitenden eigeninitiativ genutzt werden können. Diese geben Skills und Lernbedarfe in das Tool rein und werden automatisch mit passenden Kolleg*innen vernetzt oder auf Angebote hingewiesen, die ihnen beim An- und Weiterkommen in der neuen Organisation helfen. Die Einführung in das Tool sollte dabei ganz am Anfang des Onboarding-Prozesses stehen.

Was lernen wir aus der “Causa London”? Ein gutes Onboarding ist ein absolut kritischer Punkt der Employee Experience. Unternehmen, die sich diesem Touchpoint mit Herz und Verstand widmen, profitieren in vielerlei Hinsicht, und zwar von

  • motivierten und produktiven Mitarbeitenden,
  • die Fehler schneller erkennen und besser mit ihnen umgehen können,
  • eigene gute Ideen einbringen,
  • mit großer Wahrscheinlichkeit eine Weile im Unternehmen bleiben und
  • dieses in ihrem Netzwerk empfehlen.

Ihr wollt euer Onboarding verbessern? Dann stellt euch zunächst die richtigen Fragen:

Practice what you preach! – Auch bei Tandemploy legen wir Wert auf ein gutes Onboarding, ganz unabhängig davon, wie viele Stunden ein*e Mitarbeiter*in für uns arbeitet und in welchem Modell. Von ihrem persönlichen Tandemploy-Onboarding erzählt unsere Redakteurin Katja, die zu 100% remote arbeitet, im Video.

New Normal: 5 Denkanstöße für eine Neue Normalität in Organisationen

Jahresrückblick: 12 Dinge, von denen wir uns 2020 endgültig verabschieden

Purpose: Wieso, Weshalb, Warum – Wer nicht fragt, bleibt…zurück